Nederland is een echt vergaderland. We brengen met elkaar heel wat uren door met vergaderen, overleggen, brainstormen, terugblikken en vooruitkijken. Nu we wat minder bij elkaar zijn vergaderen we steeds vaker virtueel. Hier zitten zeker voordelen aan, maar ook nadelen. Daarom hierbij 5 Meetables vergadertips voor een efficiënte vergadering.
- Virtueel vergaderen
Wanneer je virtueel met elkaar vergadert, ben je niet met elkaar op dezelfde locatie. Hierdoor heb je minder reistijd en kun je de overgebleven tijd aan je andere taken besteden. Een bijkomend voordeel is dat je tijdens virtuele vergaderingen meer to-the-point bent. In een fysieke vergadering kan het al snel over talloze andere onderwerpen gaan. Als je op afstand vergadert, heb je daar minder last van en duren de besprekingen vaak minder lang. Daarmee win je dus kostbare tijd. - Voorbereiding – voortgang
Wanneer is het nou handig om met je team virtueel te vergaderen en wanneer is het slim om fysiek de koppen bij elkaar te steken? Over het algemeen is het zo dat je de voortgang en resultaten van projecten uitstekend tijdens virtuele bijeenkomst kunt bespreken. Daarvoor is fysiek contact geen directe vereiste. Tegelijk zijn er situaties waarin het wél nuttig is om elkaar in persoon te ontmoeten. Denk dan aan de voorbereidingen voor een project of een brainstormsessie waarbij ook non-verbale communicatie een rol speelt. - Face-to-face vergaderen
Tijd besparen en daardoor productiever overleggen is vanzelfsprekend geweldig. Jammer genoeg heeft virtueel vergaderen ook een aantal nadelen. Zo is het in een videoconferentie lastig om non-verbale communicatie op te pikken. Wanneer je een gesprek voert waarin dit erg belangrijk is – denk aan een management meeting of een training is het beter om op een fysieke locatie af te spreken. Maar ook wanneer je gevoelige informatie gaat bespreken, doe je er goed aan om elkaar fysiek te ontmoeten. Zo kan alles besproken worden zonder dat anderen hier van iets mee krijgen.Wanneer je er voor kiest om buiten de deur te vergaderen, kies dan voor een inspirerende vergaderlocatie. Juist kleinschalige, groene vergaderlocaties worden steeds populairder en dat is niet voor niets. Een locatie in de natuur, een industrieel pand, een gerenoveerde voormalige koeienstal, nodigt uit om creatief te denken en te handelen. Onze locaties bieden comfort, rust en focus, precies wat je nodig hebt voor een inspirerende bijeenkomst! Maar ook een unieke plekken zoals een pakhuis met uitzicht op een auto werkplaats met de meest authentieke autos, een werfplaats in Vinkeveen of voormalig graanpakhuis in Hoofddorp maken zeker het verschil. - Brainfood
Je kent het vast wel; die energiedip na een stevige lunch of een zoete versnapering. Probeer dan maar eens alert te blijven tijdens een vergadering. Wil je je echt goed kunnen concentreren, kies dan voor lekker en gezond brainfood. Dus verruil die gevulde koek, slagroomsoesjes en kroketten voor pure chocolade, verse noten, gezonde granen, smoothies en verse sappen en je zal merken dat je energielevel direct een boost krijgt. - Ga baden in de natuur
Bij een vergadering heb je ongetwijfeld het volgende plaatje in je hoofd: één grote tafel met daarop koffie, thee en water. Een paar comfortabele stoelen waarop iedereen, vaak nét iets te laat, plaats neemt. Om er vervolgens twee uur later weer uit op te staan, want zo lang duurt een belangrijke vergadering minimaal. Doorbreek dit patroon eens door staand te vergaderen. Dit biedt namelijk verschillende voordelen waaronder een snellere besluitvorming, een actievere houding én het is ook nog eens supergezond. Rondom onze Meetables locaties kun je jezelf onderdompelen in een bad van natuur. De wellness-wijsheid ‘Shinrin-yoku’, wat letterlijk ‘baden in het bos’ betekent is hét recept voor gezondheid en geluk. De gedachte erachter is eigenlijk ook wel vrij simpel, en ken je misschien wel van die keer dat je op een zondag spontaan besloot uit te waaien op het strand. Door in de natuur te zijn, en te ‘bosbaden’, vertraag je, en open je zintuigen bewust.Het gaat om een bewust langzame wandeling waarbij je diep ademhaalt en heel langzaam loopt. Één van de bekendste experts op het gebied van Shinrin-yoku, Qing Li, heeft inmiddels wetenschappelijk aangetoond dat dat de NK-cellen in je bloed activeert. Deze Natural Killer Cells spelen een grote rol in ons immuunsysteem en zijn daarom een goede gezondheidsbooster. Uit het onderzoek van Li bleek ook dat bomen esentieel zijn: een lange wandeling door de stad had bijna geen effect op de activiteit van de cellen. Ga bewust wandelen tijdens je bijeenkomst. Het zal je goed doen. Ervaar het zelf maar.Bronnen: 1, 2.
