Vergaderen op locatie? Hier zijn 11 redenen waarom
18 november 2021 
in Tips

Vergaderen op locatie? Hier zijn 11 redenen waarom

Vergaderen op locatie? Misschien vind je het overbodig om op een locatie buiten je bedrijf een ruimte te huren voor het organiseren van vergaderingen. Wanneer je op kantoor ruimte hebt om geregeld samen te komen, dan is de keuze snel gemaakt om die vergaderzaal tijdig af te huren.

Toch heeft het huren van een externe vergaderlocatie diverse voordelen. Wellicht dat je daar niet eerder aan hebt gedacht, maar na het lezen van deze blog kom je tot nieuwe inzichten, met als gevolg dat je vaker denkt aan het organiseren van vergaderingen op locatie. Ontdek hier de 11 redenen om te vergaderen op locatie.

1.     De ruimte op kantoor niet beschikbaar

Veel mensen op een beperkte oppervlakte betekent al gauw dat de vergaderzalen op kantoor grotendeels bezet zijn. Je moet echt geluk hebben én op tijd zijn om een goede vergaderzaal voor een grote groep mensen te reserveren. Wil je voorkomen dat je achter het net vist? Daar zul geen last hebben als je gaat vergaderen op locatie.

2.     Onvoldoende ruimte op kantoor voor het hele team

Misschien dat er wel voldoende vergaderzalen beschikbaar zijn, maar die hebben slechts plaats voor een handjevol collega’s. De groep die jij samen wilt brengen, zal daar niet in passen. Dus zijn de zalen op kantoor niet groot genoeg, dan kun je beter vergaderen op een locatie waar ruimte is voor grotere groepen.

3.     Een mooie ruimte, maar weinig inspiratie

Bij het ontwerp van jullie kantoor is genoeg aandacht besteed aan de inrichting. Met een aantal gezellige loungeplekken en hier en daar een huiskamerplant heeft het kantoor een goede sfeer gekregen. Maar terwijl je regelmatig een vergadering organiseert, mis je op kantoor de inspiratie voor verfrissende inzichten. Ga je vergaderen op locatie, dan ga je met de vergaderlocaties van Meetables merken dat die inspiratie volop aanwezig is. Ideaal voor brainstorm-sessies om eens out of the box te denken. 

11 redenen waarom je moet vergaderen op locatie

4.     Een gebrek aan huiselijke sfeer?

Het kantoor is over het algemeen een plek waar je dagelijks je werk doet en waar je dus veel uren doorbrengt. En hoewel er wel aandacht is gegeven aan een sfeervol interieur, mis je nog een gevoel alsof je echt thuis bent. Is ook niet gek als je je werk moet doen. Toch kan een huiselijke sfeer de vergadering bevorderen. Door je goed te ontspannen en tot jezelf te komen, zul je merken dat je meer interessante ideeën op tafel gooit. Daarom ook dat de inspirerende vergaderlocaties van Meetables die huiselijke sfeer ademen.

5.     Een inspirerende omgeving buiten

Ga je vergaderen op locatie, dan ga je nieuwe omgevingen ontdekken. Staat je kantoor bijvoorbeeld op een industrieterrein, dan word je minder snel uitgenodigd voor een ommetje. Huur je een vergaderlocatie af, dan kom je terecht in een voor jou onbekende omgeving. De vergaderruimtes van Meetables bevinden zich over het algemeen te midden van uitgestrekte landschappen of aan het water. Dus je wilt zeker tijdens de vergadering of in je pauze een verfrissende en stimulerende wandeling maken.

6.     Voldoende ruimte en de nodige spullen voorhanden

Voor een vergadering op locatie stelt Meetables diverse locaties beschikbaar waar ruimte is voor grotere groepen. Je kunt al je betrokken collega’s uitnodigen voor de meeting en voor iedereen is plek aan tafel of buiten op het terras. Daarnaast zijn de vergaderlocaties voorzien van faciliteiten die je tijdens de vergadering nodig hebt. Een groot scherm, een whiteboard of voor iedereen pen en papier. Je hoeft geen spullen zelf mee te slepen terwijl je je voorbereidt op de vergadering op locatie.

7.     Inclusief catering

Organiseer je een meeting die de nodige tijd in beslag neemt, dan zal halverwege de behoefte aan een maaltijd of een lekkere kop koffie groeien. Bij het vergaderen op locatie hoef je daar niet aan te denken. Want terwijl jij de vergadering leidt en iedere collega zijn of haar punten aandraagt, wordt voor het ontbijt, de lunch of het diner gezorgd.

8.     Ook hele dagdelen of een aantal dagen beschikbaar

Wil je een vergadering organiseren die een hele ochtend of middag in beslag neemt? Dan is de kans groot dat de vergaderzalen op kantoor niet beschikbaar zijn. Bij het vergaderen op locatie kun je van tevoren reserveren waar en hoe lang je wilt samenkomen. De lengte van de vergadering zal op de locatie geen probleem zijn. Zelfs als je niet genoeg hebt aan één dag, dan reserveer je gewoon een reeks vergaderingen uitgesmeerd over meerdere dagen.

9.     Overnachten tijdens je vergadering op locatie

Voor meerdaagse bijeenkomsten of een teambuildingssessie is het zelfs mogelijk om de locatie te reserveren inclusief overnachting. Wil je een vergaderlocatie met overnachting huren, dan doe je dat zorgeloos bij Meetables. Want niet alleen de vergaderruimte is optimaal ingericht zodat je tot de meest innovatieve ideeën komt. Je kunt je in je eigen slaapkamer weer terugtrekken om je op te laden voor de volgende dag.

10. Een centrale plek om te vergaderen

Als je samen wilt komen met collega’s of samenwerkingspartners die uit andere plekken in het land komen, dan is vergaderen op locatie een goede oplossing. Je kunt eenvoudig zoeken naar een vergaderlocatie in Amsterdam of Utrecht, die voor alle genodigden gunstig gelegen is. Bekijk hieronder een greep uit de vergaderlocaties die je via Meetables boekt:

·        Achter de Dyck in Woubrugge

·        CEC Meets in Amsterdam Zuidoost

·        De Krachtcentrale in Huizen

·        Heidehut de Maerle in Bussum

·        De Hoftafel in Hilversum

·        Het Lichthuis in Zandvoort

·        The Meetinn in Waverveen

·        Zwier in Vinkeveen

11. De allerbelangrijkste: rust

Als je buiten de deur vergadert, kies je voor een locatie waar je in alle rust kunt samen komen. Het is juist de bedoeling dat je niet gestoord kan worden door collega’s of andere personen. De meeste locaties van Meetables worden exclusief aangeboden, dit houdt in dat je de hele locatie voor jezelf hebt. Ideaal voor opperste concentratie! Daarnaast staan de locaties bekend om de volgende drie kernwaarden: rust, comfort & focus. 

Vergaderen op locatie? Dat doe je via Meetables

Waarschijnlijk wist je het al, maar nu kun je er niet meer omheen. Vergaderen op locatie heeft alleen maar grote voordelen waar jij en je team profijt uit halen. Het resulteert niet alleen in frisse ideeën en een hechter team, je kunt de kans aangrijpen je netwerk te vergroten en nieuwe omgevingen te ontdekken. Genoeg redenen dus om een vergaderlocatie te boeken. Wanneer staat jouw eerstvolgende brainstormsessie gepland? Reserveer nu een van de vergaderlocaties van Meetables en bereid je voor op een inspirerende meeting met je collega’s. Heb je vragen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en plaats je reservering.

Over de schrijver
Mickey Dekker is Managing Partner van Meetables. Werkzaam voor Meetables sinds december 2018 en sinds 2020 mede partner. Tijdens haar afstuderen aan de hotelschool Den Haag heeft zij als eindopdracht onderzoek gedaan naar de kansen van en mogelijkheden voor Pop-Up locaties en heeft dit gelijk in samenwerking met Meetables in de praktijk kunnen brengen. Inmiddels zijn er 3 Pop-Up locaties actief en zullen er meerdere volgen. Mickey is naast algemeen management, verantwoordelijk voor de Pop-Up locatie tak en verzorgt daarnaast de marketing en social contentplanning.
Reactie plaatsen
arrow_drop_up arrow_drop_down