Of het nu gaat om een brainstorm vol inspiratie of het maken van belangrijke beslissingen: je wilt graag dat de vergadering die je organiseert een succes is. Bedenk dan eerst wanneer de vergadering voor jou succesvol is. Dit kan zijn wanneer jullie het doel hebben behaald, dat iedereen zich gehoord voelt en concrete vervolgstappen zijn afgesproken. Maar er komt nog heel wat bij kijken om dit succes te behalen. Zowel tijdens de voorbereiding, als in de vergadering zelf en daarna. Wij gaan iedere fase bij langs en vertellen je waar je op moet letten om de vergadering tot een succes te maken.
Voorbereiding succesvolle vergadering
‘Een goede voorbereiding is het halve werk’: het is niet voor niets een cliché. Wanneer je vooraf duidelijk weet wat je wilt bereiken, kun je de vergadering hierop inrichten en dit van tevoren delen met de deelnemers. Zo ben je al een stap dichter bij een succesvolle vergadering.
1. Doel
Bij een succesvolle vergadering staat het hebben van een duidelijk doel voorop. Dit doel moet helder zijn voor alle deelnemers, zo kunnen zij zich goed voorbereiden en gerichte discussies voeren. Daarnaast zorgt een duidelijk doel ervoor dat de deelnemers gefocust blijven. Het is hierbij belangrijk dat je alleen mensen uitnodigt die écht kunnen bijdragen aan het doel.
2. Locatie
Ook kun je de locatie van je vergadering aanpassen aan je doel. Is je vergadering bedoeld ter inspiratie? Kies dan voor een authentieke locatie om de zintuigen te prikkelen. Bespreek je tijdens de vergadering ingewikkelde kwesties? Dan kan een rustgevende maar wel inspirerende vergaderlocatie uitkomst bieden.
3. Agenda
Heb je het doel voor ogen en een juiste locatie geregeld? Stuur de deelnemers dan een overzichtelijke agenda. Zo weten ze precies wat ze kunnen verwachten en staan ze tijdens de vergadering steviger in hun schoenen. Ook hebben de deelnemers dan de ruimte om zich goed voor te bereiden. Dit verhoogt de efficiëntie van de vergadering.
Tijdens de vergadering
Het moment is daar! Alle deelnemers zijn gearriveerd op de mooie locatie waar de vergadering plaatsvindt. Maar hiermee ben je er nog niet. Ook tijdens de vergadering zijn zaken waar je op moet letten om van je vergadering een succes te maken.
1. Tijdsbeheer
Zorg ervoor dat je op tijd begint en de agenda strak in de gaten houdt. Door discussies strak te houden voorkom je dat onderwerpen uitlopen en je kostbare tijd verspilt. Je wilt immers niet in meer tijd minder bereiken. Ook behoud je met een strakke planning de focus van de deelnemers en laat je hen zien dat je hun kostbare tijd waardeert. Hiermee verhoog je de tevredenheid en bereidheid om actief bij te dragen.
2. Deelnemers actief laten meedoen
Zoals hierboven vermeld is een actieve bijdrage van de deelnemers belangrijk. Als iedereen de kans krijgt om input te geven, zorgt dit voor een compleet plaatje én vergroot je de tevredenheid van de deelnemers. Hierdoor bevorder je de positieve sfeer en het teamgevoel. Er zijn een paar manieren om de actieve bijdrage van de deelnemers te stimuleren:
- Werk met rondes waarbij iedereen een beurt krijgt om een bijdrage te leveren.
- Wijs rollen toe om mensen zich verantwoordelijk te laten voelen voor een bepaald onderwerp.
- Stel gerichte vragen aan specifieke personen of groepen.
- Gebruik interactieve technologieën of werkvormen.
- Moedig deelnemers aan om vragen te stellen en feedback te geven door hier specifieke tijd voor in te plannen.
3. Afspraken maken
Maak tijdens de vergadering afspraken en zorg ervoor dat je concrete acties uitzet. Zo is de vergadering niet alleen een moment om met elkaar te zitten, maar helpt het jullie als team ook echt vooruit. Schrijf bijvoorbeeld actiepunten op, wijs verantwoordelijkheden toe aan specifieke personen en stel deadlines. Door alles vast te leggen voorkom je misverstanden en zorg je ervoor dat iedereen weet wat er na de vergadering moet gebeuren.
Afsluiting
Aan het einde van de vergadering is het belangrijk dat je zorgt voor een goede opvolging. Dit kan door de actiepunten samen te vatten en te delen. Hiervoor kun je de notulen gebruiken. Is er nog een vergadering nodig? Plan deze dan meteen in. Ook kun je een feedbackronde inplannen om de volgende vergadering nóg beter te kunnen laten verlopen. Zit je op een mooie externe locatie? Dan kun je er ook voor kiezen om na afloop iets leuks te doen als waardering voor de deelname. Wij hebben allerlei locaties waar je vergaderingen kunt combineren met een leuke activiteit.
Succesvolle vergadering regelen bij Meetables
Nu je weet waar je op moet letten om een vergadering tot een succes te maken, kun je los met de organisatie. Zoek bijvoorbeeld een mooie locatie uit die past bij het doel van je vergadering, of waar achteraf een leuke activiteit te doen is, zoals een creatieve workshop van LUS. Meetables kan je hierbij helpen. Boek één van onze inspirerende locaties of laat je door ons adviseren. Neem hiervoor gerust contact met ons op.
Veel succes met je vergadering!
