Wil je jouw vergadering een extra boost geven? Dan kun je ervoor kiezen om deze op een externe vergaderlocatie te houden. Dit vergroot niet alleen de productiviteit van je vergadering, maar is ook een manier om de deelnemers eens in de watten te leggen. Toch kan het best lastig zijn om de perfecte vergaderlocatie te vinden. Om je een handje te helpen vertellen we je precies waar een vergaderlocatie aan moet voldoen.
Goede bereikbaarheid
Overal in Nederland vind je mooie vergaderlocaties. Zoek dus vooral eentje uit die goed bereikbaar is voor de deelnemers van jouw vergadering. Let hierbij op de plaats en de bereikbaarheid. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de vergaderlocatie in de buurt van jullie dagelijkse werkplek ligt. Zo weet je zeker dat het voor de deelnemers niet te ver uit de richting is.
Daarnaast is het belangrijk dat je er goed kunt komen met de auto of het openbaar vervoer. Gratis parkeergelegenheid in de buurt is hierbij een pluspunt.
Geschikte ruimtes
Het is belangrijk om na te gaan of de ruimtes in de vergaderlocatie voldoen aan de grootte van de groep. Te klein voelt benauwd en te groot creëert afstand. Daarnaast wil je natuurlijk ook genoeg zitplaatsen hebben.
Verder is het ook belangrijk om te kijken naar de invulling van je vergadering. Blijven jullie steeds in één groep? Dan heb je aan één ruimte genoeg. Maar wil je halverwege opsplitsen? Dan is het belangrijk dat er break-out mogelijkheden zijn. Kijk hierbij ook naar de mogelijke opstellingen in de ruimtes. Wanneer het enkel gaat om presentaties, dan is een ruimte waar een theateropstelling mogelijk is geschikt. Wanneer je veel met elkaar in gesprek bent, wil je juist een ruimte met veel tafels.
Professionele faciliteiten
Je wilt natuurlijk dat jouw vergadering op rolletjes verloopt. Hierbij zijn professionele faciliteiten een must. Ga na of de vergaderlocatie beschikt over de volgende faciliteiten:
- Goed werkende internetverbinding (wifi)
- Flip-overs of whiteboards
- (LED) schermen
- Geluidsinstallatie
- Kantoorbenodigdheden zoals pennen en notitieblokken
Cateringopties
Een goed bakje koffie is essentieel bij het houden van een succesvolle vergadering. Je wilt dus in ieder geval dat dit goed geregeld is. Maar duurt jouw vergadering langer dan een dagdeel? Dan is het ook goed om te kijken naar lunch- of dinermogelijkheden. Dit geeft nieuwe energie voor het vervolg van je vergadering en is tegelijkertijd een manier om je deelnemers in de watten te leggen. Heeft de vergaderlocatie zelf geen optie? Dan kun je ook nog kijken wat er in de buurt mogelijk is. Misschien zit er wel een heerlijk restaurant om de hoek!
De juiste sfeer
Ook niet onbelangrijk bij het kiezen van een vergaderlocatie: de sfeer! Ga na wat het doel is van jouw vergadering en zoek een vergaderlocatie die dit met de sfeer kan versterken. Wanneer het gaat om een brainstormsessie kan een inspirerende vergaderlocatie de creatieve processen stimuleren. Een professionele uitstraling kan daarentegen juist helpen om deelnemers te overtuigen. Moeten er belangrijke beslissingen genomen worden? Dan kan een vergaderlocatie in de natuur de nodige rust bieden.
Extra opties
Wil je aan je vergadering een activiteit of workshop toevoegen? Er zijn genoeg vergaderlocaties met leuke opties. Kijk bijvoorbeeld wat er op de vergaderlocatie zelf mogelijk is of wat er in de buurt te doen is. Sommige locaties hebben ook overnachtingsmogelijkheden. Ideaal voor een meerdaagse bijeenkomst!
Vergaderlocatie uitzoeken bij Meetables!
Nu je precies weet waar een vergaderlocatie aan moet voldoen, kun je aan de slag met het uitzoeken van jouw ideale vergaderlocatie! Op de website van Meetables vind je een veel leuke en geschikte locaties, waarbij je in één oogopslag kunt zien of het bij je past. Maar heb je hier toch nog hulp bij nodig? Dan helpen we je graag. Neem hiervoor gerust contact met ons op.