Verspillingen op het secretariaat

Verspillingen op het secretariaat

Als secretariaat streef je dagelijks naar een optimale dienstverlening. In je streven om die dienstverlening iedere dag een beetje beter te maken, analyseer je met je collega’s waar er winst te behalen valt. Heb je dan wel eens stil gestaan bij de verspillingen die er op de werkplek plaatsvinden? Door deze te benoemen en aan te pakken kan het secretariaat het verschil maken!

In deze blog vertellen we je meer over de acht verspillingen uit de lean filosofie en tot slot een aantal tips om de verspillingen aan te pakken.

De acht verspillingen op een rijtje

Onderstaand lijstje beoogt slechts een aantal voorbeelden te geven. Het is dus zeker geen uitputtend overzicht. Ze zijn bedoeld om je op weg te helpen zelf eens na te denken over de verspillingen die jij op jouw secretariaat kunt benoemen.

Verspilling 1: Wachten

Voorbeelden zijn o.a. wachten op informatie, beslissingen of op papierwerk. Ook het niet verder kunnen omdat mensen afwezig zijn of omdat je iets niet kunt vinden, vallen onder de verspilling ‘wachten’.

Verspilling 2: Defecten

Hierbij kun je denken aan slechte dienstverlening of het niet geleverd krijgen van wat je besteld hebt, bijvoorbeeld kantoorartikelen. Denk ook aan fouten die ontstaan als gevolg van gebrekkige digitale systemen of belemmeringen op ICT-gebied waar je je een weg omheen moet vinden.

Verspilling 3: Onnodige extra’s

Hiervan is sprake wanneer je bijvoorbeeld meer documentatie verstuurt dan nodig is of je levert een hogere kwaliteit dan waar de klant om vraagt. Op zich is dit niet erg, maar als je hierdoor op andere gebieden onvoldoende of niet tijdig kunt leveren, heb je wel een probleem.

Verspilling 4: Voorraad

Het onderhanden zijnde werk is een voorbeeld van deze verspilling, zoals de mails die je nog moet beantwoorden. Onderhanden zijnde werk heb je altijd, maar als het teveel oploopt, kun je het overzicht kwijtraken. De kans op fouten, dingen vergeten of dubbel doen, neemt dan toe.

Verspilling 5: Beweging

Verspilling ontstaat wanneer je op zoek moet naar dossiers of naar mensen. Zeker wanneer jouw organisatie met een flexconcept werkt, kan het voor jou als secretaresse een uitdaging zijn de mensen te vinden. Dit geldt vooral als mensen hun agenda niet goed bijwerken of als je niet de beschikking hebt over programma’s zoals Skype voor bedrijven waarmee je de beschikbaarheidsstatus van iedere medewerker in één oogopslag kunt zien.
Onder de verspilling Beweging verstaan we ook de verstoringen die dagelijks plaatsvinden op het secretariaat. Een verstoring is een niet geplande wisseling tussen taken en die vinden er heel wat plaats op sommige secretariaten!

Verspilling 6: Overproductie

Met overproductie bedoelen we bijvoorbeeld het werk afleveren met een gouden randje; je kunt bijvoorbeeld vergaderstukken voor de dag in een mapje doen en aan je manager geven, maar je kunt tussen de vergaderstukken ook tabbladen steken, stickertjes maken en die op de tabbladen plakken, een inhoudsopgave maken en alles inbinden. Fijn voor de manager, maar gaat hij/zij hier beter door presteren? Heb je überhaupt wel eens gevraagd of hij/zij hier op zit te wachten?

Verspilling 7: Transport

Logistieke knelpunten in de agenda van de manager vallen hieronder. Vaak wordt er wel rekening gehouden met reistijd bij externe afspraken, maar wordt er ook rekening gehouden met looptijd van de ene vergaderruimte naar de andere bij interne afspraken? Zeker in een groot gebouw met meerdere vleugels kan het een uitdaging zijn om op tijd van A naar B te komen.
Een ander voorbeeld is het dubbel doen van dingen, zoals het per mail versturen van vergaderstukken en ze dan ook nog uitprinten en per post naar de manager toesturen.

Verspilling 8: Talent

De juiste persoon op de juiste plaats; het niet goed benutten van de talenten van het secretariaat is een voorbeeld van deze verspilling. Tot slot leidt het gebrekkig delen van de ‘best practices’ in het team niet tot optimale resultaten.

Het doel: verbeteringen doorvoeren

Het vinden van verspillingen is geen doel op zich. Je blijft dan teveel hangen in wat niet goed gaat en wat niet werkt. Dat geeft alleen maar negatieve energie en je wilt juist stappen voorwaarts maken! Het benoemen van verspillingen is wel een manier om informatie te verzamelen om de huidige werkprocessen van het secretariaat te verbeteren. Het uiteindelijke doel hiervan is dat alles wat je doet op het secretariaat waarde toevoegt voor de klant (lees: de manager). Met andere woorden: welke belemmeringen zie je nu in de werkprocessen en welke verbeteracties kun je concreet benoemen? Zo kun je direct verbeteringen in de praktijk doorvoeren waar zowel de klant als jouw secretariaat blij van wordt.