Hoe bereid je een vergadering op locatie perfect voor?

24 januari 2023

Niemand zit te wachten op moeizame en lange vergaderingen met tegenvallende resultaten. Ook voor vergaderingen geldt: een goede voorbereiding is het halve werk.

Maar hoe bereid je een vergadering op locatie perfect voor? Je wil uiteindelijk een vergadering zo effectief als mogelijk laten verlopen, de uitkomst moet de investering ervan waard zijn, toch?

Een vergadering voorbereiden is nog niet zo eenvoudig als het lijkt. Er zijn talloze onderdelen waar je aan kan denken en invulling aan mag geven. Dat geldt al helemaal wanneer je een vergadering op locatie gaat voorbereiden. Lees verder en kom erachter hoe je een vergadering op locatie perfect voorbereid.

Een inspirerende vergaderlocatie uitzoeken

Wanneer je een vergadering gaat voorbereiden én je mag hierbij een vergaderlocatie uitzoeken, is het belangrijk om te kijken naar de aard van de vergadering. Afhankelijk van de vergadering is het goed om hier een toepasselijke omgeving bij te zoeken.

Zit je met collega’s op een druk kantoor? Dan kan het erg fijn en stimulerend zijn om juist de ruimte op te zoeken waar omgevingsgeluiden minimaal zijn. Je komt dan al gauw uit op inspirerende vergaderlocaties buiten de drukke steden en werkgebieden.

Houd rekening met de omgeving. Zorg dat de vergaderruimte rustig is en niet wordt afgeleid door andere factoren zoals veel lawaai of een slechte verlichting. Dit helpt om de concentratie van de deelnemers te behouden. Bekijk bijvoorbeeld hiervan voorbeelden van onze vergaderruimtes in Utrecht, die zorgen voor vergaderruimtes waar je de focus behoudt.

De locatie moet geschikt zijn voor de grootte van de groep en de aard van de vergadering. Het moet ook gemakkelijk bereikbaar zijn en over de juiste faciliteiten beschikken. Denk bijvoorbeeld aan een vergaderruimte met een projector en een whiteboard, of een locatie die geschikt is voor grotere groepen.

Agenda voorbereiden

De agenda is een essentieel onderdeel voor het houden van effectieve vergaderingen. Stel de agenda daarom altijd ruim van tevoren vast. Zorg dat iedereen weet waarom ze aanwezig zijn en wat er verwacht wordt. Geef aan welke onderwerpen besproken zullen worden en hoeveel tijd er voor elk onderwerp gereserveerd is. Dit helpt om tijd te besparen en dus effectiever te vergaderen.

Zorg ervoor dat de agenda op tijd wordt verstuurd, stuur eventueel een uitnodiging mee voor de locatie waar de vergadering wordt gehouden. Door de agenda goed voor te bereiden kun je ervoor zorgen dat de vergadering efficiënt verloopt en dat er geen tijd verloren gaat aan onnodige zaken.

Vergeet de catering niet

Bij de voorbereiding van een vergadering op locatie is het ook van belang om de catering te organiseren. Afhankelijk van de duur van de vergadering is het verstandig om te bekijken wat er op de vergaderlocatie mogelijk is.

Wordt er catering aangeboden op de locatie zelf? Of moet je catering uit de omgeving organiseren? Op een lege maag vergaderen is niet prettig en zeker niet effectief. Voorkom knorrende magen en bekijk de catering mogelijkheden. Zorg voor eten en drinken dat bij de groep past en dat tijdens de vergadering wordt geserveerd.

Las een pauze in de vergadering

Afhankelijk van de duur van de vergadering is het goed om te bekijken of het nodig is om er een pauze in aan te brengen. Een pauze naast de lunch om even de benen te strekken of het hoofd leeg te kunnen maken, geeft vaak een boost die nodig is om de vergadertijd rond te krijgen.

Door af en toe een kleine pauze in te lassen zorg je ervoor dat mensen niet te lang achter elkaar zitten. Daarnaast geeft het lucht om even het zojuist besproken onderwerp te overdenken en dat geeft soms weer nieuwe inzichten.

Als de vergadering efficiënt verloopt en er duidelijke besluiten worden genomen, zal dit een positieve indruk achterlaten bij de deelnemers.

Welke vergadertechnieken zijn er?

Bij de voorbereiding van een vergadering op locatie is het ook verstandig om te kijken naar vergadertechnieken. Wat je wilt bereiken is dat iedereen de gelegenheid krijgt om te spreken en zijn of haar ideeën te delen. Maak gebruik van verschillende methoden zoals groepsdiscussies of brainstormsessies.

Door iedereen actief te betrekken krijg je uiteindelijk een betere besluitvorming. En zorg voor een beetje humor in de vergadering, het zorgt voor een ontspannen sfeer.

Vergadertechnieken

Er zijn veel manieren om een vergadering zo effectief mogelijk te laten verlopen. Hieronder een aantal voorbeelden van effectieve vergadertechnieken:

Brainstorming: Dit is een techniek waarbij deelnemers ideeën en suggesties delen in een groep, zonder oordeel of beoordeling. Het is een mooie manier om veel ideeën te genereren en creativiteit aan te wakkeren.
De "Parkinson's Law" techniek: Door de tijd voor een vergadering te beperken, zal de groep zich richten op de belangrijkste zaken en efficiënter werken.
De "Round Robin" techniek: Dit is een techniek waarbij elke deelnemer aan de beurt komt om een bepaald onderwerp te bespreken, voordat de volgende deelnemer aan de beurt komt. Dit zorgt ervoor dat iedereen de kans krijgt om zich uit te spreken.
De "Silent Meeting" techniek: Dit is een techniek waarbij de deelnemers in stilte werken, zonder afleiding van spraak. Dit kan bijvoorbeeld met behulp van een online vergaderplatform of door middel van het schrijven van notities.
De "SCAMPER" techniek: Deze techniek is gebaseerd op het idee om bestaande ideeën te veranderen of te verbeteren. De groep brainstormt over hoe ze een bestaand idee kunnen aanpassen, combineren, verminderen, vermenigvuldigen, verplaatsen, elimineren of veranderen.

Evaluatie en notulen

Na afloop van de vergadering kun je de deelnemers om feedback vragen en zo de vergadering evalueren. Dit geeft veel informatie over hoe de vergadering in de toekomst wellicht nog beter voorbereid kan worden. Maak notities van de belangrijkste punten die besproken worden en zorg dat er actiepunten worden geformuleerd die na de vergadering opgevolgd worden.

Als er een duidelijke agenda is en de notities worden gemaakt door de notulist, is het makkelijker om na afloop van de vergadering terug te kijken en te evalueren hoe de vergadering is verlopen.

Bereid je goed voor op een vergadering op locatie

Er zijn verschillende redenen waarom het belangrijk is om een vergadering goed voor te bereiden. Door een vergadering goed voor te bereiden kun je onnodige stress verminderen, zowel voor jezelf als voor de deelnemers. Als er actiepunten worden geformuleerd tijdens de vergadering en er een plan is voor opvolging, kan er sneller actie ondernomen worden.

Een effectieve vergadering begint met een perfecte voorbereiding. Begin op tijd met de voorbereiding, bekijk en boek een inspirerende vergaderlocatie.