Vind de perfecte locatie
Blijf op de hoogte
Download brochure
 

1e hulp bij evenementen

18 januari 2019

1e hulp bij evenementen

Meedenken en ontzorgen bij het organiseren van een evenement. Wat houd je zelf in de hand en waar kan een locatie je goed mee helpen?

1. Zelf doen; het programma

De invulling van de dag is cruciaal. Uitbesteden zou niet logisch zijn, jij weet immers het beste hoe de dag eruit moet komen te zien. Jij bepaalt welke kant het evenement op gaat, wie er uitgenodigd wordt, wat het budget is en welke doelstellingen eraan verbonden worden.

2. Laten doen; praktische zaken

Stelregel: concentreer je op de kern, voor de rest kun je iemand inschakelen. Laat de uitvoering van de praktische zaken vooral over aan iemand anders. De locatie waar het evenement zal plaatsvinden is ervaringsdeskundige, maar daar gebruik van! Zij weten alles van zaken zoals bijvoorbeeld parkeren, slecht weer, routing op locatie en de zaalopstelling.

3. Zelf doen; doelgerichte voorbereiding

Jouw betrokkenheid houdt het evenement authentiek. Uitnodigingen zijn altijd sterker als ze persoonlijker zijn bijvoorbeeld. Zelf een draaiboek of planning maken helpt om de dag soepel te laten verlopen. Spreek jouw plannen vervolgens goed door met je locatie zodat alle neuzen dezelfde kant op staan.

4. Laten doen; unieke break

Het verzetten van lichaam en geest geeft weer ruimte voor nieuwe inspiratie. Zorg voor onderbrekingen op het juiste moment om iedereen vol energie en focus te houden. Denk aan een korte workshop, spel of een interactieve rondleiding. Vaak biedt je locatie dit ook aan. Vraag na wat ze te bieden hebben om jouw deelnemers fris en fruitig te houden.

5. Zelf doen; het overzicht bewaren

Zorg dat jij de controle hebt en houdt over het inhoudelijke gedeelte van de dag. Het blijft jouw evenement! Natuurlijk hou je ook de bezoekersregistratie en de follow-up na afloop in de gaten: een goed evenement kan veel nieuwe business betekenen.

6. Laten doen; ambiance

Uitstraling en sfeer zijn bepalend voor een evenement. Kies als eerste voor een locatie die past bij jouw evenement. Bespreek duidelijk wat je wilt uitstralen en wat zeker niet. De uitvoering kun je het beste overlaten aan de locatie zelf, zij zijn de experts. Zij zorgen dat jouw organisatie herkenbaar is tijdens het evenement. Op de dag(en) zelf zijn zij vaak ook de redder in nood wanneer het programma anders uitpakt dan verwacht en er crisismanagement en flexibiliteit nodig is.

7. Zelf doen; spreker of dagvoorzitter verzorgen

Een spreker of dagvoorzitter is vaak de ‘eyecatcher’ van de dag. Soms is het zelfs de grootste (of enige) reden dat mensen komen. De juiste spreker of dagvoorzitter tilt het evenement naar een hoger niveau. Neem ook persoonlijk uitgebreid de dag met deze persoon door. Hoe beter de spreker of dagvoorzitter weet wat er verwacht wordt, hoe beter deze kan aansluiten bij jouw visie op het evenement. Kijk ook eens bij Locatie co-creatie | sprekers en lezingen.

8. Laten doen; catering

Liefde gaat door de maag en goede catering is goede reclame. Dit laat je vanzelfsprekend graag over aan professionals. Maak ook hierin gerichte keuzes die passen bij het doel van de dag en de doelgroep. Laat je adviseren door de expert om de juiste "culinaire snaar" te raken.

 

Copyright © 2019 Restaurant en Evenementenlocatie de Dyck, All rights reserved.
.

 

 

 

Bron: Nieuwsbrief Achter de Dyck, januari 2019


Naar het overzicht